PREP法とは?相手に伝わる「わかりやすい」説明の構成

PREP法とは、わかりやすい説明の構成を作るためのモデルです。

もしもあなたが上司から、

「つまり何が言いたいの?」
「結論から言って」
「なんでそんな結論にいたったの?」
「ちゃんと整理してから話して」

なんて言われた経験があれば、ぜひPREP法を身につけましょう。PREP法を用いると、上司への報告・部下への指導・プレゼンテーション・ビジネス文書の作成など、「わかりやすい説明」が求められる、あらゆる場面でのコミュニケーションが円滑になります。

PREP法とは

PREP法とは、

Point :要点(結論・主張)
Reason :理由(結論にいたった理由・そう主張する理由)
Example:具体例(理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況)
Point :要点(結論・主張)

の頭文字をとった、わかりやすい説明の構成を表したモデルです。

PREP法を一言で説明すると、

「はじめに要点(結論・主張)を伝えてから、結論にいたった理由を説明し、理由に説得力を持たせる事例やデータを提示した上で、最後にもう一度要点を述べる構成」

と言えます。

PREP法を用いた説明とは、たとえば以下のような説明です。

映画や小説では、「起承転結が大切」と言われます。エンタメはストーリー性を重視するため「これからどうなるかわからない」という適度なストレスは歓迎されますが、ビジネスの場で求められるコミュニケーションは「明確でわかりやすいこと」です。

PREP法の3つのメリット

PREP法を用いると、ビジネスのコミュニケーションが円滑になります。その理由は「聞き手にストレスがかからない」「不要なやりとりが減る」「自分の考えを整理する習慣がつく」という3つのメリットがあるためです。

この章では、PREP法の3つのメリットを、会話例とともにご紹介します。

1:聞き手にストレスがかからない

PREP法が聞き手にストレスをかけない理由は、PREP法が先に要点(結論・主張)を伝える構成だからです。先に要点や結論を伝えると、聞き手は「これは何についての話なのか」を理解した上で話を聞けるため、「一体なんの話をしてるんだ?」というストレスが発生しません。

反対に、結論や主張が見えない話は、聞き手にストレスを与えます。たとえば、PREP法を用いない以下のような報告を受けたら、あなたもストレスを感じるはずです。

部下:すみません、少々お時間よろしいでしょうか。

あなた:どうしたの?

部下:キャッチコピーのA案とB案なのですが…。A案は共感をコンセプトとして作成し、B案はサービスの強みを表現したコピーです。ちょっと見ていただけますか?

あなた:う、うん(なんの話だ?)

部下:従来のキャッチコピーは、B案同様にサービスの魅力を表現したコピーだったのですが、別角度からの切り口も必要との意見がありましたので、今回はA案も作成しまして…

あなた:ごめん、そもそもなんの話?

上記の会話例は、PREPの「要点(結論・主張)」がない例です。これでは、「A案とB案で悩んでいるのであなたの意見を聞きたい」という相談なのか、「A案を採用することになった」という報告なのか、わかりませんよね。結論から述べると、聞き手にストレスが発生しません。

先ほどの会話例を、PREP法を用いて再構成すると以下のようになります。

【要点】ご報告です。キャッチコピーのA案とB案ですが、チームで検討した結果「A案を採用する」ことが決まりました。

【理由】採用理由は、「共感」に訴求したA案の方が、口コミによる認知度向上が見込めそうなためです。

【具体例】たとえば、過去に「こんな状況、あるある!」と共感していただくことで口コミやシェアを誘発し、サービスの認知が広まったD社の事例がございます。D社のキャッチコピーを紹介したとあるユーザーの口コミは、SNSで5万回以上リツイートされました。

【要点】したがって、チームではA案を採用すると決定いたしました。

2:不要なやりとりが減る

PREP法で説明すると、一度の説明で相手に内容を理解していただけるため、不要なやりとりが減ります。

反対に、PREP法を意識せずに説明すると、「ごめん、もう一回説明して?」「つまりどういうこと?」「ちゃんとまとめてからもう一度説明してもらえる?」というやりとりが発生します。このようなやりとりは小さい時間のロスですが、積み重なると大きな時間のロスになります。しかもこの時間の損失は、話し手だけでなく、聞き手にとっても損失です。

ビジネスは、限られた時間の中で成果を出す営みです。PREP法は、話し手にとっても聞き手にとっても、不要なやりとりが生まれない説明の構成です。

3:考えを整理する習慣がつく

PREP法を心がけて説明するということは、自分の中で「要点はこうで、理由はこう、理由に説得力を持たせるための根拠は…」と整理してから説明することに他なりません。PREP法が身につくと、報告や説明というアウトプットの機会を通じて、自分の考えを論理的に整理する習慣がつきます。

たとえば、以下の主張を見てみましょう。

「弊社でも、Twitterの公式アカウントを作成しましょう。時代はSNSですから」

上記の例には、「時代はSNSである」という根拠(具体例)が明示されていません。さらに「時代がSNSだから」という理由はあいまいです。理由を補強する具体例がなかったり、理由があいまいな主張は、説得力に欠けます。

PREP法を用いて、理由と根拠を明確に説明した例が以下です。

【要点】弊社でもTwitter公式アカウントを開設・運用しましょう。

【理由】理由は、Twitter経由で新規顧客獲得を見込めるためです。

【具体例】まず、私たちのサービスのターゲットである20代男性のTwitter利用率は50%以上です。これは、Twitterが私たちの潜在顧客と接触できる場であることを意味しています。さらに、私たちの競合企業A社も、半年前からTwitterアカウントの運用を始めています。先日発表されたA社の代表インタビューでは、Twitter経由での新規顧客獲得割合が、新規顧客全体の10%に達したとのことです。

【結論】したがって、弊社でもTwitter公式アカウントの開設・運用しましょう。

ビジネスの場では、相手を説得するために、自分の考えを論理的に整理してから説明することが求められます。考えを整理する習慣が身につくと、いっそう、コミュニケーション能力に磨きがかかります。

PREP法を使った報告と使わない報告

PREP法は、プレゼンテーションや文書作成など、さまざまな場面に応用できる説明の構成を作るためのモデルです。この章では、日常的な上司への報告の場面を例にとって、PREP法を「使わない報告」とPREP法を「使った報告」を、あらためて見くらべてみましょう。

よくある、PREP法を「使わない」報告

まずはPREP法を「使わなかった報告」から見てみましょう。

上司:来週の会議資料の印刷、どうなってる?

部下:会議資料なのですが、すみません、実は昨日、お客さまから別件のクレームをいただきまして。

上司:(???)

部下:このクレームは完全にこちらの不手際ですので、本日の午後に先方に訪問する予定なんです。というのも、以前もこちらの不手際でクレームをいただいたお客さまでして…

上司:だから、会議資料の印刷はどうなったの?

部下:失礼しました。まだ着手できておりません。

上司:先にそれを言ってよ。「結論から話す」ことは大切だよ。

あなたが上司の立場だったとしても、「先に結論を言ってくれ」と思いますよね。

PREP法を「使った」報告

先ほどの報告を、PREP法を用いて再構成すると以下のようになります。

上司:来週の会議で使う資料の印刷、どうなってる?

部下:
【要点】まだ着手できておりません。

【理由】というのも、他に優先しなければならない業務が急遽入ってしまいまして。

【具体例】昨日お客さまからいただいた、こちらの不手際によるクレーム対応です。以前もこちらの不備が理由で一度クレームをいただいているため、早急に対処しないと、今度の取引関係に支障をきたすと判断し、優先的に対応しています。

【要点】したがって会議資料の印刷は、まだ着手できていません。

上司:了解。クレーム対応しっかりね。うまく対応できたら、むしろプラスになるかもしれないよ。

PREP法を意識して、「はじめに要点(結論・主張)を伝えてから、結論にいたった理由を説明し、理由に説得力を持たせる具体例を提示した上で、最後にもう一度要点を述べる」という構成を心がければ、わかりやすい報告ができます。

まとめ

これまで見てきた通り、PREP法を用いると、「わかりやすい説明」ができ、ビジネスのコミュニケーションが円滑になります。

ちなみに、この記事もPREP法を意識して構成しています。

【要点】1章:PREP法とは
PREP法を用いると、「わかりやすい説明」ができ、コミュニケーションが円滑になる。

【理由】2章:PREP法の3つのメリット
なぜならPREP法には「聞き手にストレスがかからない」「時間のロスが減る」「考えるクセがつく」という3つのメリットがあるため。

【具体例】3章:PREP法を使った説明と使わなかった説明
たとえば、PREP法を使った場合と、使わなかった場合では、「説明のわかりやすさ」がこんなに異なる。

【要点】4章:まとめ
PREP法を用いると、「わかりやすい説明」ができ、コミュニケーションが円滑になる。

PREP法は、こんな風に文章作成にも応用できる「わかりやすい構成のモデル」です。

ビジネスコミュニケーションをもっと円滑にするために…
PREP法以外にも、「空雨傘」という論理的なストーリーを作るためのモデルがあります。「空雨傘」も、PREP法と同様に、ビジネスコミュニケーションを円滑にするために身につけておきたいモデルです。「空雨傘」については別記事の「「空雨傘」で論理的なストーリーを作る|わかりやすい徹底解説」にまとめています。あわせてごらんくださいませ。