業務効率化による生産性の向上が求められる昨今、タスク管理によって効率よく業務をすすめることが重要です。
しかし、「タスク管理が上手くいかない」といった悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。今回は、タスク管理の概要を押さえたうえで、チームでのタスク管理の方法について紹介します。
この記事のもくじ
ビジネスにおけるタスク管理とは
ビジネスにおけるタスク管理とは、プロジェクトをスムーズに進行していくために、個人やチームのタスクに対して重要度や期限などをもとに優先順位を設けて管理することです。
タスクとは、やるべき業務を小さな単位に分解したものです。営業職を例に挙げると、「メールの確認」「提案書の作成」「日報の作成」「会議への参加」「取引先との商談」などがタスクに該当します。
タスク管理の目的は、やるべきことを期限までに確実に完了させること、効率的に仕事を進めて生産性を向上することです。
ToDo管理との違い
タスク管理と混同されやすいものに、ToDo管理があります。ToDo管理は「やるべき業務」をリストアップして管理することです。タスク管理では明確に期限を設定しますが、ToDo管理は明確な期限を設けないこともあります。
ToDo管理は、やるべき業務をリストアップして抜け漏れのないよう管理したい場合に向いています。
スケジュール管理との違い
スケジュール管理とは、特定の期間に処理するべき作業を期限内に終わらせるために、優先順位や順序を考慮したうえで、いつ何を行うのかスケジュールを作成して管理することです。
タスク管理とスケジュール管理は、違いがあるというよりも、スケジュール管理はタスク管理の一部と考えるとよいでしょう。タスクをスケジュールに落とし込み、時間軸で管理するのがスケジュール管理です。
タスク管理の必要性
企業や事業部、チームでのタスク管理は、プロジェクトが円滑に進むようにマネジメントを行ううえでとても重要です。タスク管理によって、プロジェクト全体の進捗状態を把握できるからです。
「誰がどの業務を担当しているか」が明確化されるため、作業の重複を防止できます。さらに、メンバーの作業量を把握できるため、業務負荷に偏りが生じているなどの非効率的な部分を明らかにできます。
タスク管理でチェックする項目
タスク管理でチェックする項目は、以下の3点です。
- タスクの内容
- タスクの優先順位
- タスクの工数・進捗状況
タスクの内容
マネジメントを担う部門やチームの責任者、各担当者がやるべきことを理解できるように、タスクの内容を明確化します。タスクの洗い出しを念入りに行うことと、タスクは具体的に記載することが大切です。
タスクの優先順位
重要度や緊急度を軸にタスクの優先順位を明確にします。基本的には重要度と緊急度が高いタスクを優先し、重要度と緊急度が低いタスクは後回しにします。
タスクの中には、「Aが終わらないとBができない」「CDEの順にしか進められない」といったものもあるため、他のタスクの完了を待つ時間が無駄にならないよう、作業の順序を考慮して優先順位を考えましょう。
タスクの工数・進捗状況
タスクごとの工数を正確に把握することで、実行可能なスケジュールを組むことができます。工数は、作業量を「作業時間×人数」で示したものです。
また、定期的にタスクの進捗状況を確認できるように、カレンダーやガントチャートを使って、タスクの進捗度合いをチェックできる体制を構築します。進捗状況を把握することで、期限の再設定や作業の割り振り変更などの対応ができます。
タスク管理の基本的な方法
タスク管理は以下の流れで進めていくのが基本です。
- タスクの洗い出し
- スケジュールの設定
- リソースの管理
- 進捗状況の共有
- タスクの再調整
１：タスクの洗い出し
タスクの洗い出しとは、すべてのタスクを明確にすることです。
まず、やるべき業務をタスクとしてすべて書き出してリストアップします。次に、タスクの作業内容を明確にします。タスクリストを見ただけで作業内容がわかるようにすることが重要です。そして、タスクをカテゴリごとに分類した後、重要度や緊急度の度合いなどから優先順位をつけます。
２：スケジュールの設定
タスクを実行する順序や実行日の計画を立てます。
まず、タスクごとに必要な工数の見積もりや期限の設定を行います。次にカレンダーやガントチャートを用いて、優先順位の高い順にスケジュールに組み込んでいきます。
スケジュールの設定にあたっては、不測の事態が起きたときや新しいタスクが発生したときに対応できるよう、予備の時間を確保しておくことがポイントです。
３：リソースの管理
タスクの実行に必要な人員や時間、ツールなどのリソースを効率よく活用できるように管理します。
メンバーのスキルを考慮して作業予定時間を増減させたり、重要なタスクにはスキルの高いメンバーを割り当てたりするなどしてリソースを調整します。重要度や緊急度が高いタスクが多く、設定した期限内にすべてのタスクを完了するのが難しい場合は、期限の延長や増員などの検討が必要です。
４：進捗状況の共有
チームや個人のタスクの進捗状況を定期的に確認して、チームメンバーなど関係者に共有します。チームメンバーにタスクの進捗情報の共有を図ることで、メンバーが連携しやすくなり、スケジュールの遅れを抑制する効果も期待できます。
５：タスクの再調整
タスクの再調整では、進捗状況をもとにスケジュールを調整するほか、新たに発生したタスクをスケジュールに組み込みます。
進捗が遅れている場合には、タスクの工数の見積もりや期限を変更したり、あるいは業務に余裕のあるメンバーがいれば割り振りを変えたりするなどして調整します。工数の多いタスクは、細分化すると進捗を把握しやすくなります。
タスク管理に活用できるツール
タスク管理に活用できるツールには、次のものがあります。
- Excel・スプレッドシート
- タスク管理ツール
- SFA・CRMツール
Excel・スプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートには、ガントチャートなどのテンプレートが用意されており、簡単にタスク管理表を作成できます。
個人でタスク管理を行う場合にはどちらのツールでも大きな差はありませんが、チームのタスク管理など複数人で利用する場合には、Googleスプレッドシートが便利です。Googleスプレッドシートは、メンバーで共有すると、更新作業を行ったときにリアルタイムで更新されるため共同作業に向いています。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、タスク管理やプロジェクト管理に特化したアプリやソフトウェアなどのツールです。タスク管理ツールを用いると、タスクの期限や担当者の設定などが簡単にできます。
ガントチャートでプロジェクト全体のタスクの進捗状態を管理できるほか、付箋のようにタスクを表示する「カンバンボード」といった機能があれば、タスクが視覚的にわかりやすく表示され、タスク管理がスムーズに行えます。工数管理や進捗管理、予算管理などに対応したツールもあります。
タスク管理ツールは製品によって機能や表示形式が異なるため、自社の業務やタスク管理における課題に合ったものを選ぶことが大切です。
SFA・CRMツール
SFA（営業支援システム）ツールは商談開始から受注までの営業活動を支援するツールで、案件管理や顧客管理、営業報告の支援、活動管理、予実管理といった機能があります。
CRM（顧客関係管理）ツールは顧客情報を一元管理するためのツールで、顧客管理や問い合わせ管理、メール配信のほか、案件管理機能など、SFAツールに近い機能を持つ製品もあります。
SFAツールやCRMツールの中には、タスク管理機能を持つ製品もあります。顧客管理や案件管理など一緒に管理できるといったメリットがあり、営業部門のタスク管理にも向いています。ただし、タスク管理の機能は製品によって異なるため、現状の課題を解決できる製品を選ぶことが大切です。
Kairos 3で営業のタスク管理を効率化
「Kairos 3 Sales」は、タスク管理もできるSFAツールです。営業活動の進捗状況を見える化し、営業部門のメンバーの今日やるべきことがもれなくわかるのが特徴です。
「Kairos 3 Sales」には、「案件管理」「顧客管理」「日報・週報管理」のほか、「ToDo管理」という機能があります。「ToDo管理」では、タスクを作成して優先度や期限を設定すると、期限を過ぎたタスクは赤く表示されるため、優先して取り組むべきタスクが直感的にわかります。このほかにも、「目標値設定」「売上予測」「受注・失注」といった機能も備えています。
「Kairos 3 Sales」なら、営業の進捗管理からメンバーの稼働状況の管理、予実管理まで一つのツールで完結できるのです。