営業のスケジュール管理は、営業で成果を上げるためには欠かせません。
営業のスケジュール管理にお悩みの方に向けて、この記事では営業のスケジュール管理の具体的な進め方や５つの工夫、おすすめのツールをご紹介します。
営業のスケジュール管理の重要性
営業のスケジュール管理は、営業の成果を上げるために重要です。なぜなら、営業のスケジュール管理は、「タスクの抜け漏れの減少」と「行動数の増加」に繋がるからです。
営業がスケジュール管理をしない場合、今やるべきタスクの判断ができずに、手当たり次第にタスクに着手してしまうでしょう。すると、今やるべきタスクの抜け漏れが発生してしまいます。タスクの抜け漏れは、自身の評価を下げるだけではなく、場合によってはお客さまにご迷惑を与えかねません。
一方、営業のスケジュールを管理することで、やるべきこととやらなくていいことの明確化ができ、無駄な時間が削減できます。削減した時間分だけ営業の行動数を増やせるので、結果的に売上アップに繋がります。
成果を上げる、営業のスケジュール管理の方法
営業のスケジュール管理の方法を、この章では下記の３つのステップでご紹介します。
- タスクをリストアップする
- タスクの優先順位付けをする
- タスクを時間に割り当てる
営業のスケジュール管理方法１：タスクをリストアップする
営業のスケジュール管理は、タスクのリストアップから始まります。タスクとは、ある仕事を行動ベースで細分化することです。
タスクのリストアップをする際は、全体から逆算して考えましょう。全体から逆算しないと、必要なタスクをやり忘れたり、必要のないタスクをやってしまったりすることがあるからです。
たとえば、新規案件を作るためにテレアポリストを作成・架電する仕事で考えると、下記のタスクをリストアップします。
- リストの条件を選定
- 条件に該当するお客さまの抽出
- リスト作成
- リストへの架電
- 結果集計・分析
- 上司への報告
当社では、繰り返し実施する業務をテンプレート化しています。毎回一からタスクのリストアップをする必要がなくなり、時間削減に繋がります。
営業のスケジュール管理方法２：タスクの優先順位付けをする
タスクをリストアップしたら、次はリストアップしたタスクに優先順位をつけます。タスクに優先順位をつけることで、今やるべきタスクが可視化できるので、抜け漏れを減らせます。
タスクの優先順位付けは、緊急度と重要度（インパクト）の２軸で考えるとよいでしょう。
上記のように、緊急度と重要度のどちらも高いタスクは、優先度が１番高いタスクです。逆に、緊急度と重要度のどちらも低いタスクは、優先度が低いタスクです。
加えて、重要度と緊急度を定量化することで、タスクの優先順位をより正確につけられるようになります。
営業のスケジュール管理方法３：タスクを時間に割り当てる
タスクのリストアップと優先順位付けができたら、タスクを自身のスケジュールに割り当てましょう。
タスクをスケジュールに割り当てることで、自身の時間を効率的に活用できます。その結果、自身の行動数を増やし、営業成果を上げることに繋がります。
タスクの内容によっては、スケジュールに割り当てられないケースがあります。その場合は、締切期日を決めてタスク管理ができるツールで管理すると、抜け漏れが発生しないでしょう。
営業のスケジュール管理で失敗しないために、当社で実践している工夫を５つご紹介します。
営業のスケジュール管理の工夫１：資料作成や社内会議は「お客さま対応外の時間」に実施する
資料作成や社内会議といった社内の人員で完結する業務は、お客さま対応外の時間に実施するのがおすすめです。なぜなら、お客さまと連絡が取りやすい時間帯の行動数を少しでも増やすためです。
実際に当社では、お客さまと連絡が取りやすい時間帯である10〜17時は、なるべく社内会議を入れないようにしています。
営業のスケジュール管理の工夫２：繰り返し発生する仕事は、テンプレ化しておく
営業の仕事は、繰り返し発生するタスクが多く存在します。たとえば、資料請求をいただいた際の対応や、受注後の対応などです。
各担当者が繰り返しのタスクを毎回リストアップするのは効率がよくありません。繰り返しのタスクを一度テンプレート化してしまえば、それ以降はリストアップする必要がなく、時間の削減に繋がります。
営業のスケジュール管理の工夫３：商談相手に会議のリマインドする
商談相手が日程を失念し、せっかくの商談の機会を逃してしまうケースもあります。商談に来ていただく可能性を高めるためにも、前日までには商談相手に対してメールか電話でリマインドしましょう。
当社では、日程調整した直後と前日、当日の３回リマインドを実施しています。商談の前に何か確認したい事項がある場合を除いて、基本的にメールで対応しています。
営業のスケジュール管理の工夫４：タスクの後に余白の時間を用意する
最初に見積もりした時間通りにタスクが終わるに越したことはありませんが、終わらないことも多々あります。
特に、商談などの自身ではコントロールしづらいタスクは、予定した時間よりも延長しがちです。
そのため、自身でコントロールするのが難しいタスクには、タスクの後に余白の時間を用意するのがおすすめです。
営業のスケジュール管理の工夫５：ツールを活用する
営業活動で効率的に成果を上げるためには、ツールを活用するのも１つの手です。
次の章で詳しくご紹介します。
営業のスケジュール管理におすすめなツール３選
営業のスケジュール管理におすすめなツールを、この章では３つご紹介します。
営業のスケジュール管理におすすめなツール１：カレンダー
営業のスケジュール管理におすすめなツールの１つ目は、カレンダーです。
営業のスケジュール管理には、カレンダーは欠かせません。カレンダーでスケジュール管理しておくことで、お客さまとの予定のダブルブッキングを防げます。
社内でカレンダーを公開したり、他のツールと連携したりすることを考慮すると、紙よりもWeb上のカレンダーがおすすめです。当社の場合、Googleカレンダーを使用しています。
営業のスケジュール管理におすすめなツール２：日程調整ツール
営業のスケジュール管理におすすめなツールの２つ目は、日程調整ツールです。日程調整ツールとは、日程調整に関するメールや電話でのやりとりを効率化するためのツールです。
日程調整ツールは、下記のようなお悩みを解決してくれます。
- 日程調整のやりとりに何往復かのラリーが発生している
- 気付かぬうちにダブルブッキングしたことがある
- 間違えて別日にカレンダー登録してしまうことがある
当社では、日程調整ツール「Kairos3 Timing」を基本無料で提供しています。「Kairos3 Timing」では、お客さまにお送りしたURLにある日程候補の中から、お客さまが都合のよい日程を選ぶだけで、日程調整が完了します。さらに日程が決まったら、連携しているカレンダーに日程調整した日時が自動で登録されます。
営業のスケジュール管理におすすめなツール３：SFA（営業支援システム）
営業のスケジュール管理におすすめなツールの３つ目は、SFAです。SFAとは、「営業を見える化」できるツールです。
SFAでは自身のTodoを管理できるので、今やるべきタスクが一目でわかるようになります。
当社では、SFA「Kairos3 Sales」を月額25,000円から提供しています。
Kairos3 Salesでは、今やるべきタスクだけではなく、
- チームの案件状況
- 目標数値と現状の実績
- 過去の営業記録
などを見える化できるので、営業パフォーマンス改善の施策を打てるようになります。