セミナー開催までに必要な準備と段取りのまとめ

セミナー開催の準備がセミナー全体の成果を大きく左右します。

本記事で紹介するセミナー開催のための準備のノウハウを参考にして、自社でセミナー開催の準備をしましょう。

セミナー開催の準備には企画書が欠かせない

セミナー開催の準備にとりかかる前に、セミナーの企画やコンセプトをまとめておきましょう。

セミナーの企画の流れとまとめ
セミナーの企画の流れや手順については別記事の「セミナー企画の流れがセミナー成功・失敗を左右する! 200回自社セミナーを企画・開催してわかったこと」でまとめました。あわせてごらんくださいませ。

開催するセミナーには2つの種類がある

セミナーには、セミナーを開催する目的に応じて、情報提供型と顧客獲得型の2つの種類があります。それぞれのセミナーに応じた準備をすることになります。

情報提供型のセミナーでは、講師の持つ知見やノウハウをセミナー受講者に提供します。情報収集が目的であるセミナー受講者から、良いアンケート結果をもらうことが目的です。

一方で顧客獲得型のセミナーでは、セミナー後に自社商材の商談につなげることが、セミナー開催の目的です。セミナー受講者には、自社商材を購入する際の判断材料を伝え、セミナー後に個別相談会を開催します。

顧客獲得型のセミナーでは顧客化する仕組みを準備する

顧客獲得型のセミナー開催の準備は、理想の顧客像を考えるところから始めます。ここでいう理想の顧客像とは、開催するセミナーに来ていただく受講者というよりも、セミナー開催後にあなたの商材を買っていただく、あなたの会社の理想の顧客像になります。

理想のお客さまが購入を決心するための不安要素の整理、理想のお客さまが抱く問題点や解決策の整理、セミナー開催後の個別相談会への誘導方法、理想のお客さまを集客する方法を考えながら、セミナーの準備を進めましょう。セミナー会場、セミナー配布物でも、セミナー参加者を顧客化する仕組みの一環として準備をすすめます。

開催するセミナーの参加予定人数の決め方

セミナー開催の準備は、セミナーの参加人数を想定して進めます。セミナーの参加人数が決まれば、セミナーの会場を決めることができます。

顧客獲得型のセミナーなら少人数でもOK

顧客獲得型のセミナーは、多くの受講者を集めることが目的ではありません。開催するセミナーの参加者を顧客化する仕組み化が目的です。

顧客獲得型のセミナーであるなら、セミナー受講者は5人もいれば十分でしょう。営業担当者が1日で5件も顧客訪問できないことを考えれば、受講者5人のセミナーは、営業効率の面から考えても効果があるといえます。

セミナーはたくさんの受講者を集めようと、セミナー集客のターゲットを広げるとなかなかうまくいきません。セミナーの内容がぼやけるだけでなく、セミナーでフォローする受講者の質もバラけます。その結果、セミナーから顧客化する仕組みに無駄が多くなります。

セミナー開催の準備では、集客でたくさん集めることよりも、セミナーを通じて顧客化する仕組みをつくることにこだわりましょう。

セミナー参加人数が増えてしまう場合には

自社に集客力があり、セミナーに50人を集めることができる場合には、1度に全員を呼ぶのではなく、たとえば3回にセミナーをわけるなど、複数回のセミナー開催も検討にいれましょう。

セミナーに参加者が15名を超えると、情報収集目的のセミナー受講者が増え、セミナー終了後の個別相談会につながりにくくなる傾向があります。

セミナー開催日程の決め方

セミナー開催の日程は、セミナーに参加していただきたい理想の顧客像であるペルソナをもとに検討します。

BtoBマーケティングで、法人向けにセミナーを開催するなら、平日であるべきです。セミナー会場まで出向いていただくことを考慮にいれれば、直行直帰できる午前中や午後の遅い時間の開催が都合がよいでしょう。

個人向けのセミナーの場合は、ペルソナの生活パターンに合わせて考えましょう。平日は仕事をする人が対象なら土日や夜のセミナー開催、主婦向けなら平日午前中に子供が学校に行っている間に開催するとよいでしょう。

セミナー開催日程は、セミナー開催者の都合ではなく、セミナー参加者の立場で検討することが大切です。

セミナーの開催場所の決め方

セミナー開催場所の決め方はおよそ決まっています。セミナー日程を先に決めることもあれば、セミナー会場の空き状況にセミナー日程を合わせることもあります。

セミナー会場の選び方

開催するセミナーの会場は、「アクセスの良さ(立地)」「利用料金」「会場の雰囲気」で、おおよそ決まります。セミナー会場選びもセミナー開催日時と同様に、セミナー参加者の立場になって決めましょう。

セミナーが開催できる会場の例

セミナーの開催を自社の会議室でやることが多くあります。セミナー会場の費用やセミナー開催の準備を考えると、自社会議室でのセミナー開催は、セミナー主催者の負担が小さくてすみます。顧客獲得型の少人数セミナーの開催なら、10人用の会議室の机を、スクール形式に並べ替えるだけです。

自社の会議室以外のセミナーが開催できる会場には、市や区が提供する会議室、駅チカの民間の会議室、ホテルの会議室や宴会場があります。

最近は、比較的費用が安い駅チカの民間の会議室が増えてきました。インターネットで予約する場合も、予約前に会場を見学して、「会場へのアクセスのわかりやすさ」「会場の雰囲気」の2点は確認しておきましょう。

セミナーの概要(アジェンダ)の作り方

開催するセミナーの集客を始める前に、セミナーで話す概要(アジェンダ)を決めておきましょう。

顧客獲得型のセミナーではどこまで話すべきか?

セミナーは、営業活動の前段階の位置づけであり、すべてのノウハウの一部だけを公開することがあります。このやり方は受講者に良い印象を持っていただけないどことか、不信感をあおることもあります。

ノウハウの一部だけ公開するセミナーなら、公開するノウハウを選んで、そのすべてをお話したほうが、セミナーの受講者から信頼を得ることができます。セミナーを通じてセミナー受講者に信頼ある会社だと認められれば、その後の個別相談会や営業活動がスムーズになります。

セミナーのストーリーは起承転結が簡単

セミナー開催から個別相談会につながるセミナーのストーリーを考えます。顧客獲得型のセミナーでは、起承転結の流れで説明すると、セミナーのストーリーを作りやすくなります。

セミナー開催の準備項目

セミナーは当日だけでなく、申し込んだときから、個別相談会後のフォローまでの全てで評価されます。セミナー開催の準備を入念にすることで、セミナー参加者の信頼を高めましょう。

セミナー開催の案内(集客)の準備

セミナーのアジェンダの準備と並行して、セミナー集客サイト、集客のための顧客リスト、集客メールを準備しておきます。

セミナーの受講票の準備

開催するセミナーに登録していただいた受講者には、セミナー受講票を発行します。セミナー受講票は、メールで送付し、当日プリントアウトして持参していただく方法が一般的です。

セミナーの受講票には、開催するセミナーのタイトル、開催日時、開催場所、持ち物、について記載しておきましょう。

上記は当社が開催するセミナーの受講票のサンプルです。あらかじめテンプレートとしてマーケティングオートメーションのメールコンテンツに登録しておくことで、セミナー受講票の送付をスムーズに行えるように工夫しております。

セミナー開催のリマインドメールを用意する

セミナー開催日が近づいたら、セミナーに確実に足を運んでいただくために、セミナー受講の申込者に対してメールで案内を差し上げましょう。このメールはリマインドメールと呼ばれます。リマインドメールの送付にはセミナー受講者のセミナー出席忘れを防げる効果があるため、セミナーの出席率が良くなります。

顧客獲得型のセミナーの多くは無料セミナーになります。無料のセミナーは、登録しても来場していただく受講者の割合が、有料セミナーに比べて低くなる傾向にあります。無料セミナーを開催する場合には、リマインドメールがより効果を発揮します。

セミナー開催当日の会場や機材チェック

セミナー会場の機材チェックをしておきましょう。機材には、投影用のプロジェクター、プロジェクターに接続するためにケーブルの形状、マイクの本数(講演者用、質疑応答用など)が主な必要機材です。

セミナーの講演中にパソコンから出力する音声、動画や音楽を再生するためのアプリ、などの必要がある場合には、セミナー開演前に30分ほど時間を取って機材チェックができるよう、あらかじめ確認の時間を確保しておきましょう。

セミナー出欠管理チェックのプロセスを準備

セミナー開催日当日に、受付などでセミナー出席者をチェックします。受付の処理で時間がかかってしまい、受付にセミナー受講者の列ができます。受付にできる待ち行列によって、セミナー開始が遅れることのないようにしましょう。

セミナー受講票に加えて名刺を1枚いただくと、受付がスムーズに進みます。セミナー参加者チェックもスムーズに進むように、受講者リストをセミナー開催日までに準備しておくとよいでしょう。

セミナーでの配布物の準備

セミナーでは講演資料、アンケート、パンフレット、受講者の飲み物などを配布します。受講者が多い場合には、これらの配布物は受付で渡すよりも、あらかじめセミナー会場の各座席に配布しておくと、受付がスムーズになります。

セミナーでの配布物は、前日までに準備および印刷をしておきましょう。プリンターのトラブルで印刷できないというトラブルを避けるためです。紙切れ、紙詰まり、インク切れ、故障など、さまざまなプリンターのトラブルがあります。前日にトラブったなら、翌日にコンビニで印刷することも可能です。

さいごに

セミナー開催の準備項目は、とても多いと言えます。しかし、セミナー開催準備が大変なのは、初回のみです。2回目以降は、1回目と同じことを繰り返すため、とてもセミナー開催準備がかんたんになります。