業務効率化ツール４選｜私たちが使っているおすすめツールを紹介

ビジネスパーソンなら知っておきたい、業務効率化ツールをご紹介します。業務効率化ツールを使えば、日々の業務効率がグッと上がります。

この記事でご紹介する業務効率化ツールは、実際に私たちが利用しているツールです。

業務効率化ツール１：タスク管理ツール『asana』

タスク管理ツール『asana』は、抜け漏れなく、かつスケジュール通りに遂行できるようタスクを管理するツールです。

特定のタスクに対して、そのタスクを完了させるのに必要な小タスクを設定できます。たとえば「業務効率化ツールの記事作成」というタスクに対して、「企画」や「骨子作成」「本文作成」などの小タスクが立てられます。

一度タスクとその期日を設定すれば、やるべきタスクをカレンダー形式で確認でき、頭の中でのスケジュール管理から脱却できます。

さらに複数人での共同利用もでき、

• 他メンバーのタスクの進捗状況の管理
• チームメンバーとの共同のタスク進行

などの活用も可能です。

当社では、記事やメルマガ作成などの業務でasanaを利用しています。企画や本文などの小タスクのスケジュール管理に加えて、レビュー依頼等の他メンバーへの連絡もasanaで行っています。

業務効率化ツール２：マインドマップ『Mindmeister』

マインドマップは、思考の整理に役立つツールです。頭の中で考えていることを可視化し、情報の整理に役立ちます。

マインドマップを利用するなら、無料で使える『Mindmeister』がおすすめです。マケフリ編集部では、記事の骨子を作成する際の情報整理として活用することがあります。

業務効率化ツール３：デザインツール『Figma』

『Figma』は、ブラウザで共同編集できるデザインツールです。無料プランのほか、３種類の有料プランがあります。

無料プランでは共同編集ができるメンバー数に制限があるものの、作成できるファイル数の上限はありません。まずは無料で使用感を確認してみることをおすすめします。

当社では、資料作成の際にFigmaを使うケースがあります。Figma上で複数人での共同編集が可能なので、資料レビューの際などに大変便利です。

業務効率化ツール４：社内外との日程調整ツール『Kairos3 Timing』

日程調整ツールは、商談や採用の会議の日程調整に役立つツールです。

「会議の日程調整がなかなか決まらず、何度もメールのやり取りをするのが大変だった…」日程調整ツールは、そんなお悩みを解決します。

当社が開発する日程調整ツール『Kairos3 Timing』を使うと、１ラリーでアポの日程調整ができ、わずらわしい日程調整の工程を減らせます。

アポを取りたい側はカレンダー画面に自分の空いている時間を公開し、相手は自分の都合が良い日時を選択します。１分あればアポの日程が確定します。

Kairos3 Timingには、オンライン会議URLの⾃動発⾏機能もあります。⽇程調整時にZoom/Google MeetなどのWeb会議ツールを選択すると、⾃動的にWeb会議URLが発⾏され、会議用のURLが添付されたメールがアポを取りたい側と相手に届きます。

この機能により、会議ごとにオンライン用URLを発行する手間が削減でき、さらには相手に送付するURLの誤りを事前に防げます。