「せっかくセミナーに集客できたのに、欠席者が多い…」このお悩みは、セミナーのリマインドメールで解決できます。
この記事では、セミナーのリマインドメールの工夫や記載すべき内容、文例をご紹介します。文例は、ウェビナーの文例とオフラインセミナーの文例、両方をご用意いたしました。
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この記事のもくじ
セミナーのリマインドメールとは
セミナーのリマインドメールとは、セミナー開催前に、セミナー日時が近づいていることをお知らせするメールです。
申込者は、申込日から開催日までが長ければ長いほど、セミナーに申し込んだことを忘れてしまいます。セミナーのリマインドメールを送信して、申込者にセミナーの開催日時やお申し込みをした事実を思い出していただきましょう。
リマインドメールは、送付頻度や件名、内容などを工夫すると、ウェビナーへの参加率向上につながります。次の章以降では、参加率を上げるリマインドメールの工夫と、具体的な文例をご紹介します。
セミナーのリマインドメールの４つの工夫
この章では、リマインドメールで参加率を上げる２つの工夫と、リマインドメール配信タスクを効率化する２つの工夫をご紹介します。
リマインドメールはセミナー１週間前と前日、当日の３回送る
リマインドメールは、セミナーの１週間前と前日、当日の３通お送りしましょう。
以前、私たちは前日と当日のみリマインドメールを送付していましたが、現在は１週間前も含め３通送付しています。
１週間前のリマインドメールを送付することで、セミナーの集客開始から早い段階で申し込みをした方が、セミナーに申し込んだことを忘れるのを防げるのです。
ご参考までに私たちは、セミナーのリマインドメールを前日と当日の朝９時にお送りしています。朝９時にお送りしている理由は、メールの開封率が高い時間帯だからです。
私たちが実践している参加率を上げる工夫の１つが、セミナー申し込み当日中のお客さまへのお電話です。私たちはお電話にて、お客さまに申し込み受付完了メールとリマインドメールのご確認をお願いしています。お電話施策を始めた理由は、お客さま全員にメールの情報を見ていただくためです。メールは、送れているからといって皆さまに見ていただけているとは限りません。メールを見ていただけない原因は、申し込み受付完了メールがプロモーションタブに入ってしまったり、他のメールに埋もれてしまったりと様々です。申し込み受付完了メールがお客さまのお手元に届いているか確認することで、メールの確認漏れによるセミナーの欠席を防げます。
リマインドメールの件名は「セミナータイトル」にしましょう。
セミナー申込者は主催企業名や運営担当者名よりも、タイトルでセミナーを認知していると考えられるからです。
たとえば、私たちが開催する「集客できる。商談につながる。自社セミナーの作り方講座」のリマインドメールの件名は次の通りです。
件名：「集客できる。商談につながる。自社セミナーの作り方講座」のご参加お待ち申し上げております
セミナーの欠席連絡はフォームで受け付ける
私たちは欠席連絡用のフォームで欠席連絡を受け付けています。
欠席連絡をフォームで受け付けるメリットは２つです。
欠席連絡受付フォームのURLは、「申し込み受付完了メール」「リマインドメール」に挿入しています。
リマインドメールをお送りするタイミングは、欠席連絡を多くいただくタイミングでもあります。欠席連絡をメールで受け付け、運営側も１件１件返信するのは大変です。欠席連絡をフォームで受け付ければ、欠席対応が楽になります。
ちなみに、私たちは「欠席連絡がしやすくなると参加率が下がるのではないか」と懸念していましたが、杞憂でした。当社のデータでは、欠席連絡をフォームで受け付けたことによる参加率の低下はありません。
リマインドメールを予約配信する
セミナーのリマインドメールはできれば予約配信しましょう。「配信予定日に担当者がお送りする」運用だと、配信タスク忘れや、担当者の休暇による配信漏れの可能性があるためです。
リマインドメールの予約配信は、イベント管理ツールやウェビナー配信ツール、マーケティングオートメーションなどのツールを使えば可能です。これらのツールは申込者の管理機能も備えており、開催日ごとのリマインドメールの予約配信もかんたんです。
参考までに、私たちはマーケティングオートメーション『Kairos3 Marketing』でリマインドメールをお送りしています。Kairos3 MarketingはZoomと連携しているため、予約配信できることに加えて、ウェビナー参加用URLも自動で挿入されます。
楽にウェビナーを運営する工夫を「当社のウェビナー運営の流れをすべて公開｜真似するだけでウェビナーが効率よく、少人数で実施できるまとめ」「ウェビナー運営を効率化する９つの工夫｜たった３名で月20回開催する方法」の２つの記事でまとめています。あわせてごらんください。
セミナーのリマインドメールに記載する情報と文例
この章では、セミナーのリマインドメールに記入すべき情報と、オフラインセミナーとウェビナーの文例をご紹介します。
セミナーのリマインドメールに記載する情報
セミナーのリマインドメールには、以下の情報を記入しましょう。
上記のように、オフラインセミナーとウェビナーで、リマインドメールに記載すべき内容は少し変わります。
オフラインセミナーは自社の会議室や貸し会議室などで実施するため、会場へのアクセスや当日の持ち物を記載します。ウェビナーの場合は、参加用URLやパスワードなどを記載しましょう。
ウェビナー用のセミナーリマインドメールの文例
そのままコピペして使える、ウェビナー用のリマインドメールの文例をご紹介します。適宜編集の上、ご利用ください。
〇〇株式会社
〇〇様お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー事務局です。先日は、弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドのメールをさせていただきました。——————————————————————————————
セミナー詳細
——————————————————————————————【◯◯セミナー】
主催：◯◯株式会社
日時：20◯◯年◯月◯日（◯） 〇時〇分〜〇時〇分
◯◯ログインURL：
ログインID：
パスワード：
※〜〜〜〜〜〜〜（ウェビナー受講の際の注意事項）
例）もしZoomにログインできなかった場合、「ブラウザで開く」をお選びください。ブラウザで参加される場合は、 なるべくChromeをご利用ください。
※〜〜〜〜〜〜〜（欠席の場合のご案内）
例）セミナーのキャンセルご希望の場合は、【セミナー予約キャンセルフォーム】から受け付けております。—————————————————————
◯◯株式会社 セミナー事務局
会社HPのURL
メールアドレス
電話番号
—————————————————————
オフラインセミナー用のセミナーリマインドメールの文例
そのままコピペして使える、オフラインセミナー用のセミナーリマインドメールの文例をご紹介します。適宜編集の上、ご利用ください。
〇〇株式会社
〇〇様お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー事務局です。先日は、弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドのメールをさせていただきました。——————————————————————————————
セミナー詳細
——————————————————————————————【◯◯セミナー】
主催：◯◯株式会社
日時：20◯◯年◯月◯日（◯） 〇時〇分〜〇時〇分
場所：◯◯株式会社 セミナールーム
東京都◯◯区◯◯ ◯◯ビル
持ち物：筆記用具、お名刺、◯◯
※〜〜〜〜〜〜〜（欠席の場合のご案内）
例）セミナーのキャンセルご希望の場合は、【セミナー予約キャンセルフォーム】から受け付けております。——————————————————————————————
アクセス
——————————————————————————————「◯◯」駅から徒歩◯◯分、または「△△」駅から徒歩◯◯分
〜〜〜〜〜〜〜〜（詳しい立地を説明）
<◯◯駅からお越しの方>
◯◯駅1番出口 徒歩◯分
<△△駅からお越しの方>
△△駅2番出口 徒歩◯◯分
それでは、当日はお気をつけてお越しくださいませ。
※この記事は、2022年10月31日に更新しました。
